Excelを毎日何時間もいじっている社会人はとても多い。
俺の職場もいっしょ。ほぼすべての従業員が毎日のようにExcelに触れ、8時間の勤務時間のうちかなりの時間をExcelの操作に費やしている。ここでは「Excel」というが、Googleスプレッドシートなど他の表計算ソフト全般も含めた意味合いでお話しする。
Excelを使用しなければならない状況は誰にとっても等しいものだが、その向き合い方には大きな違いがある。
Excelに前向きに向き合っている人と消極的に仕方なく向き合っている人の二種類がおり、両者の間には長い時間をかけて圧倒的な差がついてしまっていることに気がついてしまった。
この記事では、Excelには全力で向き合うべきという話、それに加えて、初心者が優先的に学ぶべき、「データベースファーストの原則」と、絶対に押さえておくべき基本機能について解説する。
Ddです。
X（Twitter）もやっています。【お問い合わせ】
デキる奴になりたければ、Excelに時間を割いている場合じゃねぇ！
この章ではとくに、次の話をする。
- Excelを操作する時間が短い人ほど、優秀
- ほとんどのやつは Excelの勉強をしない → やれば差別化できる
- Excelを勉強することのメリット
Excelを操作する時間が短い人ほど、優秀
まず前提として知っておいてほしいことがある。これはExcelなど表計算ソフトに限らない話だが、あらゆるソフトウェアは、使う時間が短ければ短いほど良い。なぜなら、ソフトウェアを使うことは手段であって、目的はタスクを達成することだからだ。
つまり、あるタスクを完了するために：
- Excelに10時間向き合わなければならない人
- 同じタスクを1時間で済ませられる人
この二人を比較した場合、後者の、短い時間で仕事を終えられる人の方が明らかに優秀だ。これは誰もが理解できる単純な事実だ。
Excelと前向きに向き合うとは、楽をする方法、時短できる方法を全力で学ぶことなのだ。
ほとんどのやつは Excelの勉強をしない → やれば差別化できる
社会人の平均勉強時間は７分。96％は勉強しない
毎日何時間もExcelを触っているにも関わらず、ほとんどの社会人はExcelをもっと使いこなすための勉強をしない。
総務省『令和3年社会生活基本調査』によれば、日本の有業者が勤務時間外に「学習・自己啓発・訓練」に充てる時間は週平均わずか7分（1日約1分）と報告されている。
実際には自己研鑽を全く行わない人が96%を占め、自己研鑽をしている人の週当たり平均は約123分あるものの、無活動層が多いため全体平均は極端に低くなっている。つまり、Excelに限らず、多くの社会人はプライベートの時間にほとんど勉強をしていない実態が統計的に明らかというわけだ。
逆に言えば、少しでも自己研鑽としてExcelを勉強し、作業スピードを上げることができれば、あなたはそれだけで周りの人より一歩優位に立ち、差別化できるわけだ。
Excelは慣れるだけでなく、知らないことを勉強することが必要
Excelにはたくさんの機能があり、俺自身もその何割も把握しきれていないだろう。
Excelは多機能なソフトウェアであるため、Excelでの作業時間を短くする方法は主に2つある。
- 操作に慣れること - 多くの人が自然とできる
- 自分がまだ知らないExcelの機能や、効果的な使い方を新たに知ること - 能動的にやらないとできない
前者の慣れによるスピードアップは、特に何も考えなくても毎日Excelを触っていれば自ずとできるようになる。
しかし、後者の機能把握によるスピードアップについては、自ら時間と労力をかけて勉強しないと身につけれらない。これをいかに能動的にできるかがとても重要であり、仕事力を向上させられるかの明暗を分ける。
Excelを勉強することのメリット
Excelをより深く理解し、作業効率を上げることができれば、次のようなメリットが得られる。
- 時間の有効活用
- ワークライフバランスの向上
- 評価とキャリアの向上
- 情報発信のネタにできる
生産性の高い仕事に時間を割けるようになる
Excelでやっていることは、ほとんどがただの「作業」だ。残念ながらそういう仕事は、ミスなくこなせたとしても、評価が上がることにはつながらない。社会人として評価を得るには、単純作業から抜け出し、生産性の高い仕事で成果を出さなければならない。
Excelを一定期間積極的に学び、単純作業に費やす時間を削減することができれば、クリエイティブな仕事に時間を費やせるようになり、チャンスを掴みやすくなる。
ワークライフバランスの向上
単純作業は多くの時間を食いつぶす。Excelで行う作業が勤務時間内に終わらず、残業になってしまった経験は皆あるだろう。俺も新卒の頃は本当によくあった。
Excel作業のために残業する時間が減れば、家族との時間や自己研鑽などプライベートの時間を充実させることができる。
評価とキャリアの向上
「生産性の高い仕事に時間を割けるようになる」とも関連することであるが、Excelの機能をフル活用して正確かつスピーディに周囲の人よりタスクを処理できるようなれば、上司や周囲からの評価が上がり、年収アップにつながる。
【おまけ】情報発信のネタにできる
これはおまけ的要素だが、自分が勉強した使い方をSNSやブログなどで発信することにより、さらに自分の理解が促進され、副業やキャリアアップにつなげることができる。
やるべきこと①：「データベースファーストの原則」を理解する
Excelを本当の意味で使いこなすためには、ソフトウェアの使い方以前に重要な概念を理解しておく必要がある。それが「データベースファーストの原則」だ。これは吉田拳氏が名付けた考え方で、非常に重要な原則だ。
データベースファーストの原則とは、Excelのシートをデータベースとして扱うために守るべきルールだ。株式会社すごい改善の吉田拳氏が提唱したこの考え方は、Excel業務効率化の大前提とされている。
Excelをデータベースとして扱えるよう、データを整理することを「データベースファースト」と呼び、それ具体的に実現するための原則が、このデータベースファーストの原則だ。この考え方を理解しておくと、Excelに不適切な形でデータを入力することを防げる。
この章ではとくに、次の3つの話をする。
- データベースファーストの原則の３大原則
- データベースファーストの原則を遵守するメリット
- データベースファーストの原則を学ぶ方法
データベースファーストの原則の３大原則
この原則は以下の3つの重要なルールで構成される。
- セル結合の禁止
- １セル１データ
- １列１データ型
セル結合の禁止
セルを結合すると並べ替え、フィルター、グラフ作成などの機能が正しく使えなくなる。Excelは1行を1つのレコードとして扱うため、セル結合はデータの誤認識を招く。
NG例
| 氏名 | 部署 | 勤務情報 | |
|---|---|---|---|
| 勤務日 | 勤務時間 | ||
| 田中 | 総務部 | 2025/5/8 | 9:00〜17:00 |
| 鈴木 | 10:00〜18:00 | ||
| 佐藤 | 営業部 | 9:30〜17:30 | |
OK例
| 氏名 | 部署 | 勤務日 | 勤務時間 |
|---|---|---|---|
| 田中 | 総務部 | 2025/5/8 | 9:00〜17:00 |
| 鈴木 | 総務部 | 2025/5/8 | 10:00〜18:00 |
| 佐藤 | 営業部 | 2025/5/8 | 9:30〜17:30 |
1セル1データ
1つのセルには1つの情報だけを入れる。複数の情報（例：「吉田、山川」）を1セルに入れると、検索や集計が困難になる。
NG例
| 氏名・部署 | 勤務情報 |
|---|---|
| 田中（総務部）、山川（開発部） | 2025/5/8 9:00〜17:00 |
| 鈴木（総務部） | 2025/5/8 10:00〜18:00 |
| 佐藤（営業部） | 2025/5/8 9:30〜17:30 |
OK例
| 氏名 | 部署 | 勤務日 | 勤務開始 | 勤務終了 |
|---|---|---|---|---|
| 田中 | 総務部 | 2025/5/8 | 9:00 | 17:00 |
| 山川 | 開発部 | 2025/5/8 | 9:00 | 17:00 |
| 鈴木 | 総務部 | 2025/5/8 | 10:00 | 18:00 |
| 佐藤 | 営業部 | 2025/5/8 | 9:30 | 17:30 |
1列1データ型
各列には同じ種類・形式のデータだけを入れる。数値に単位や記号を付けたり、スペースを加えたりすると、Excelはそれを文字列として扱い、正しい計算や集計ができなくなる。
NG例
| 氏名 | 所属 | 入社日 | 年収 |
|---|---|---|---|
| 田中太郎 | 営業部 | 2020/4/1 | 550万円 |
| 鈴木花子 | 総務部 | 2025年10月1日（予定） | 4000000（未確定） |
| 佐藤健 | 開発部 | 2018-10-15 | 7000000 |
OK例
| 氏名 | 所属 | 入社日（YYYY-MM-DD） | 在籍状況 | 年収（円） | 出勤備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 田中太郎 | 営業部 | 2020-04-01 | 入社済み | 5500000 | |
| 鈴木花子 | 総務部 | 2025-10-01 | 入社予定 | 4500000 | 年収は現時点での概算。 |
| 佐藤健 | 開発部 | 2018-10-15 | 入社済み | 7000000 |
データベースファーストの原則を遵守するメリット
データベースファーストの原則を順守してデータを整理することで、得られる主な利点は次のとおり。
- データの整合性・正確性UP
- データの再利用性UP
- 業務効率の大幅UP
データの整合性・正確性UP
入力したデータが正しく計算・集計され、フィルターや関数での抜け漏れや誤作動が起こりにくくなる。
データの再利用性UP
一度整えた元データはさまざまな用途（ピボットテーブル、関数による集計、他ソフトへのエクスポートなど）に流用できる。
業務効率の大幅UP
データが整然と管理されていれば、作業スピードと効率が飛躍的に上がる。システムから出力されたデータを所定のシートに貼るだけで成果物が完成するような状態も実現可能となる。
この原則に従ってデータを整理しておけば、後から学ぶ便利な関数や分析手法も格段に活用しやすくなる。最初はすべてを完璧に守ることが難しくても、できる範囲で少しずつ取り入れることで、Excel作業は楽になり効率も向上する。
データベースファーストの原則を学ぶ方法
吉田拳氏の発信する情報から学ぶのが一番。書籍を出版されているほか、X（Twitter）でも継続的に発信なさっているので、フォローしておくとよいかも。
吉田拳氏の書籍「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」
吉田拳氏のXをフォローする
やるべきこと②：Excelの基本機能を把握する
- 使用頻度の高い関数
- セルの書式設定
- テーブル機能
- 入力制限機能
使用頻度の高い関数
数多ある関数の中でも、実際に使うのはごく僅か
Excelには510個の関数があるが、そのうち頻繁に利用するのは次の20個前後ぐらい。
| 関数 | 主な用途 |
|---|---|
| IF | 基本中の基本。 論理テストに基づき値を分岐させる。 |
| SUM | 基本中の基本。 指定範囲の合計を返す。 |
| AVERAGE | 基本中の基本。 指定範囲の平均値を返す。 |
| MAX | 基本中の基本。 指定範囲の最大値を返す。 |
| MIN | 基本中の基本。 指定範囲の最小値を返す。 |
| SUMIFS | 複数条件で数値を合計。 |
| COUNTIFS | 複数条件で件数をカウント。 |
| VLOOKUP | 主キー相当の列を使って縦方向検索し、右側列の値を返す。 |
| XLOOKUP | VLOOKUPの上位互換。 キー範囲と戻り値範囲を自由に指定し、左右・上下どちら側からでも値を取得して返す。 |
| MATCH | 指定値が範囲の何番目にあるかを返す。 |
| INDEX | 行番号・列番号を指定してセル参照を返す。MATCHと組み合わせて多用途検索を構築するときによく使う。 |
| IFERROR | 数式結果がエラーの場合に代替値を返す。 |
| DATE | 年/月/日から日付シリアル値を生成。 |
| YEAR | 日付シリアルから年だけを抽出。 |
| MONTH | 日付シリアルから月を抽出。 |
| EDATE | 基準日から指定月数前後の日付を返す。 |
| OFFSET | 基準セルから移動した範囲を返す。 |
| COUNTA | 空白以外のセル数をカウント。 |
データベースファーストの原則に則っている方が、関数の真価を発揮できる
各関数の構文や用途について詳しく説明すると本題から逸れて長くなるので、ここではあまり深く言及はしない。
ただし、頭に入れておいて欲しいことがひとつだけある。それは、これらの関数は全て、データベースファーストの原則に則って整理された表でこそ、真価を発揮するものばかりであるという点だ。
その点を押さえておいて、関数の使いどころや使い方は適宜調べて覚えていくようにしよう。
セルの書式設定
セルの書式設定ダイアログは、見た目を整えながらデータベースファーストの原則の「1列1データ型」を徹底する要だ。
- 値と単位を分離し、表示形式に単位を埋め込む。
- 数値・日付・文字列ごとに列全体の書式を統一する。
ショートカットを覚え、データ入力前に列単位で書式を設定しておけば、後工程の集計・分析が劇的に安定・高速化する。
ショートカットキー
| 環境 | キー操作 | 補足 |
|---|---|---|
| Windows | Ctrl + 1 | テンキー側でも可 |
| macOS | ⌘ + 1 | Mac版Excel 共通 |
| 共通UI | ホーム タブ › 数値グループ右下の ▸ | リボン操作 |
各タブでできること
| タブ | 主要用途 |
|---|---|
| 表示形式 | 単位表示、桁区切り、小数点位置の設定 |
| 配置 | 水平･垂直位置、折り返し、縮小表示、方向の設定 |
| フォント | 書体、サイズ、色、下線の設定 |
| 罫線 | セル枠線、スタイル、色の設定 |
| 塗りつぶし | 背景色、パターンの設定 |
| 保護 | ロック、非表示の設定（シート保護時に効く） |
テーブル機能
Excel のテーブルは、セル範囲に対して「データベースとして振る舞う」属性を付与する仕組み。
列見出し・自動拡張・集計行・構造化参照などを実装し、データ追加や並べ替え、フィルター操作を一体化する。
行がレコード、列がフィールドというデータベースファーストの原則をそのまま形にしたオブジェクトと言える。
操作のショートカットキー
| 操作 | Windows | macOS | 備考 |
|---|---|---|---|
| テーブル化 | Ctrl + T（または Ctrl + L） | ⌘ + T | 見出し行を含むか確認ダイアログが出る |
| テーブル範囲内移動 | Ctrl + ↓ / ↑ | ⌘ + ↓ / ↑ | データ領域の最終行・先頭行へジャンプ |
データベースファーストとの相性がバツグン
テーブルを使うだけでデータベースファースト三原則（セル結合禁止／1セル1データ／1列1データ型）が半ば強制的に守られるので、積極的に使うべき機能だというわけ。
| テーブル機能の特徴 | 効果 |
|---|---|
| セル結合不可 | テーブル化するとセル結合を受け付けない。構造上「1セル1データ」を強制する。 |
| 1列1データ型の維持 | 列全体で同じ書式・データ型が保たれ、異質な値を入れると目立つようになっている。 |
| レコード単位操作 | 並べ替え・フィルターが常に行全体に作用し、列ずれ事故を防止できる。 |
| 範囲の確定 | 関数・ピボットの元データが自動拡張され、「貼り直し」の手間をなくす。 |
入力制限機能
セルまたは列に対して「許可する値・形式・長さ」などの条件を設定し、入力ミスや異型データ混入を未然に防止する。
入力制限機能は「不正データを入れさせない防波堤」だ。
数値・日付・選択肢・重複禁止などのルールを、列単位で設定することで、データベースファーストの原則（セル結合禁止／1セル1データ／1列1データ型）を入力段階から保証する。それにより、後続の作業まで一貫したデータ品質を担保できる。
機能呼び出しのショートカットキー
| 操作 | Windows | macOS |
|---|---|---|
| データ検証ダイアログ | Alt → D → L（旧メニュー互換）または Alt + A, V, V | ⌃ ⌥ ⌘ V（英語版）またはリボン データ > データツール > データの入力規則 |
逆に安易にやらない方がいいこと：マクロの実装
Excelの既存機能で業務を設計するのが最優先
ここまではExcel初心者が勉強した方がいいことについて説明してきた。一方で、逆にExcel初心者が安易に勉強して実務に導入しない方がいいものがある。それは、「マクロ」だ。
多くの人が聞いたことがあるだろうが、これはExcel VBAというプログラミング言語でExcelの操作を自動化する技術のことだ。
俺もマクロは一通り勉強し、身の回りの作業を自動化できるレベルのコードを書け、検定にも合格している。
しかし、いきなりマクロに取り組む前に、まずはExcelの関数やテーブル、ピボットテーブルなどの既存機能でできることは、マクロを使わずに実装するべきだと強く言いたい。
安易にマクロに頼らない方が良い理由：労力と責任
マクロの実務への導入には、次のようなデメリットがあることを知っておいてほしい。
- 作ったら保守運用が必要になる
- 処理内容がブラックボックス化する
- マクロ作成には大きな労力がかかる
プログラムは作っただけで全て任せられるものではない。運用中にエラーやバグは必ず発生する。原因特定や修正の間、業務は停滞してしまう。ITのプロが作ったシステムですらダウンすることがあるのだから、素人が作ったプログラムでエラーが起きるのは当然だろう。
マクロを作った者には、エラーが起こった際の問題解決の義務が生じる。また上司や同僚に使い方をレクチャーするためのドキュメント作成も必要だ。そこに向き合う覚悟が重要になる。
マクロを理解できる人は少数派で、あなたの職場に理解者が現れる可能性は低い。つまりあなたの作ったコードは、あなたしか理解できない属人化したブラックボックスになる。組織にとって属人化は好ましくない。
そして何より、マクロ作成には時間がかかる。それは業務改善のための初期投資だ。思いついたマクロがその投資に見合う効率化を実現できるか、費用対効果を十分検討してから取り組むべきなのだ。
まとめ
- デキるやつになりたければ、Excelに時間を割いている場合じゃねぇ！
- みんなExcelの勉強をしないからこそ、差別化できる
- データベースファーストの原則を理解しよう
- Excelの基本機能を把握しよう（関数、テーブル、書式設定、入力制限）
- マクロは安易に手を出さない方がいい
Excelは俺たちビジネスパーソンにとって避けて通れないツールだ。しかし、単にそれを使うだけでなく、効率的に使いこなすことこそが重要だ。
データベースファーストの原則を踏まえたうえで、Excelの基本機能をしっかり理解し、正しく扱えることで、業務効率は爆上がりする。
Excelと全力で向き合うということは、長時間Excelを使うことではなく、むしろ短時間で効率的に作業を終わらせるためのスキルと知識を身につけること。それは結果としてワークライフバランスの向上や、キャリアアップにもつながっていく。
ぜひExcelの正しい使い方を学び、効率的な業務処理のスキルを身につけてほしい。
